Zwiększenie pojemności magazynu bez inwestycji w nowe regały – sprawdzone metody
Udostępnij
Pojemność magazynu – problem, który można rozwiązać taniej niż myślisz
Brakuje miejsca w magazynie. To zdanie słyszą menedżerowie logistyki w firmach rozwijających się dynamicznie, w przedsiębiorstwach przechodzących przez szczyt sezonu sprzedażowego i w organizacjach, które przez lata nagromadziły zapasy nierotujące, zajmujące cenne miejsca paletowe. Odruchową reakcją na ten problem jest najczęściej jedno z dwóch kosztownych rozwiązań – zakup nowych regałów lub wynajem dodatkowej powierzchni magazynowej.
Tymczasem w ogromnej większości przypadków faktycznym problemem nie jest zbyt mała powierzchnia magazynowa ani zbyt mało regałów. Faktycznym problemem jest nieefektywne wykorzystanie posiadanych zasobów. Badania efektywności magazynów przeprowadzane przez firmy konsultingowe wskazują, że typowy magazyn wykorzystuje zaledwie od 60 do 75 procent swojej teoretycznej pojemności składowania. Pozostałe 25 do 40 procent to potencjał ukryty w nieefektywnej organizacji przestrzeni, nieodpowiedniej konfiguracji regałów, nieprawidłowym zarządzaniu zapasami i braku prostych narzędzi optymalizacyjnych.
Odblokowanie tego potencjału wymaga wiedzy, systematyczności i gotowości do wprowadzenia zmian organizacyjnych – ale nie wymaga dużych nakładów finansowych na nowe regały czy dodatkową powierzchnię. W tym artykule prezentujemy sprawdzone metody zwiększania pojemności magazynu bez inwestycji w nowy sprzęt, możliwe do wdrożenia w każdym typie obiektu magazynowego bez względu na jego skalę i specyfikę.
Metoda 1 – Audyt zapasów i eliminacja towaru nierotującego
Pierwszą i często najbardziej efektywną metodą zwiększenia pojemności magazynu jest nie poszukiwanie dodatkowego miejsca, lecz uwolnienie miejsca już zajętego przez towar, który nie powinien tam być. Martwe zapasy – towary przeterminowane, przestarzałe, uszkodzone lub po prostu zapomniane na tylnych półkach – zajmują w typowym magazynie od 5 do 20 procent pojemności.
Audyt zapasów przeprowadzony systematycznie i uczciwie ujawnia skalę tego problemu. Audyt powinien obejmować fizyczną inwentaryzację wszystkich pozycji ze sprawdzeniem dat ważności i stanu technicznego, analizę historii sprzedaży i rotacji każdej pozycji SKU za ostatnie 12 miesięcy, identyfikację pozycji bez żadnego ruchu przez ostatnie 6, 12 i 24 miesiące, ocenę wartości finansowej każdej kategorii nierotujących zapasów oraz analizę przyczyn powstawania zapasów nierotujących.
Wyniki audytu rzadko kiedy są przyjemną lekturą, ale są niezbędną podstawą do działania. Towar przeterminowany musi być zutylizowany zgodnie z właściwymi przepisami. Towar nierotujący, ale nadający się do sprzedaży, może być spieniężony przez kanały wyprzedażowe, platformy aukcyjne lub sprzedaż hurtową po obniżonych cenach. Towar uszkodzony może być w części naprawiony, reszta wymaga utylizacji. Efektem audytu jest zazwyczaj uwolnienie od kilku do kilkudziesięciu procent pojemności magazynowej – bez wydania złotówki na nowy sprzęt.
Zapobieganie ponownemu powstawaniu martwych zapasów jest równie ważne jak jednorazowe ich usunięcie. Wdrożenie automatycznych alertów w systemie WMS informujących o pozycjach bez ruchu przez określony czas, ustalenie procedur regularnych mini-audytów i zaangażowanie działu handlowego w bieżące zarządzanie wolno rotującymi pozycjami – to działania, które zapobiegają nawrotowi problemu.
Metoda 2 – Optymalizacja wysokości poziomów składowania
Regały magazynowe są zazwyczaj konfigurowane raz – przy montażu – i nigdy potem nie są modyfikowane, nawet gdy asortyment zmieniał się wielokrotnie. Efektem tego jest sytuacja, w której na półkach składowane są towary, które nie pasują optymalnie do dostępnej wysokości, generując martwą przestrzeń nad każdym produktem.
Przelot, czyli wolna przestrzeń między górną krawędzią składowanego towaru a dolną krawędzią półki lub belki powyżej, to parametr, który powinien wynosić od 5 do 10 centymetrów – wystarczająco dużo do swobodnego pobierania i odkładania towaru, ale wystarczająco mało, aby uniknąć marnotrawienia przestrzeni. W praktyce w wielu magazynach przelot wynosi 30, 40 lub nawet 50 centymetrów, co oznacza, że 20 do 40 centymetrów na każdym poziomie składowania jest marnowane.
Inwentaryzacja aktualnych przelotów przeprowadzona systematycznie dla każdego poziomu w każdym rzędzie regałów ujawnia skalę problemu i pozwala obliczyć zysk możliwy do osiągnięcia przez rekonfigurację. Narzędzie do tej analizy jest proste – lista pozycji SKU ze wskazaniem ich maksymalnej wysokości w opakowaniu, skonfrontowana z aktualną konfiguracją półek.
Rekonfiguracja pozycji belek na ramach regałowych jest operacją stosunkowo prostą i tanią – w większości systemów regałowych belki można przestawić bez użycia narzędzi, jedynie przez zwolnienie zatrzasków. Jednak w dużym magazynie z setkami lub tysiącami sekcji jest to zadanie wymagające systematycznej organizacji i tymczasowego przeniesienia towaru. Wdrożenie rekonfiguracji sekcja po sekcji, podczas regularnych operacji uzupełniania, pozwala na przeprowadzenie tego procesu bez zamykania magazynu.
Efekt optymalnej konfiguracji przelotów jest bardzo konkretny. Magazyn, w którym każdy poziom składowania miał przelot 30 centymetrów powyżej optymalnego, może po rekonfiguracji zyskać dodatkowy pełen poziom składowania na każdych czterech istniejących – co oznacza wzrost pojemności o 25 procent bez zakupu żadnego nowego elementu.
Metoda 3 – Reorganizacja układu ABC i optymalizacja lokalizacji
Zasada ABC klasyfikacji asortymentu – podział towarów na kategorię A o największej rotacji, kategorię B o średniej rotacji i kategorię C o najmniejszej rotacji – jest dobrze znana każdemu menedżerowi logistyki. Jednak wiedza o zasadzie i jej faktyczne zastosowanie w organizacji przestrzeni magazynowej to dwie różne rzeczy.
W wielu magazynach asortyment rozmieszczony jest historycznie – w lokalizacjach, które były wolne w momencie przyjęcia towaru, bez szczególnej refleksji nad optymalnym rozmieszczeniem ze względu na rotację. Efektem jest sytuacja, gdzie towar z kategorii A zajmuje lokalizacje trudno dostępne – na najwyższych lub najniższych półkach, w tylnych częściach rzędów, daleko od strefy pakowania – a towar z kategorii C zajmuje lokalizacje optymalne ergonomicznie.
Analiza aktualnego rozmieszczenia asortymentu w kontekście zasady ABC ujawnia skalę nieefektywności i pozwala zaplanować reorganizację. Asortyment kategorii A powinien zajmować lokalizacje w strefie złotej – na wysokości między biodrem a barkiem operatora, w pobliżu strefy pakowania i wyjścia, w pierwszych sekcjach rzędów od strony strefy kompletacji. Asortyment kategorii C może zajmować lokalizacje trudniejsze dostępnie – najwyższe i najniższe półki, tylne partie rzędów.
Reorganizacja rozmieszczenia asortymentu nie wymaga inwestycji w nowy sprzęt – wymaga czasu, planu i dyscypliny operacyjnej przy wdrożeniu. Jednak jej efekt na pojemność składowania jest pośredni, choć realny. Optymalne rozmieszczenie towaru pozwala na zagęszczenie asortymentu kategorii C w trudniej dostępnych strefach, gdzie można zastosować głębsze składowanie lub wyższe poziomy, a w strefach łatwo dostępnych skoncentrować towar o dużej rotacji w ergonomicznych lokalizacjach.
Bezpośredni efekt reorganizacji ABC na pojemność jest jednak mniejszy niż efekt na wydajność. Główną korzyścią reorganizacji jest skrócenie tras kompletacji i wzrost wydajności pracy operatorów – co pośrednio zwiększa efektywną pojemność obsługiwaną przez ten sam park sprzętowy.
Metoda 4 – Wdrożenie dynamicznej alokacji lokalizacji
W magazynach stosujących statyczną alokację lokalizacji – gdzie każda pozycja SKU ma przypisaną stałą lokalizację niezależnie od aktualnego poziomu zapasów – ogromna liczba lokalizacji jest stale rezerwowana dla towaru, który w danym momencie nie jest obecny w magazynie lub którego zapas jest bardzo mały.
Wyobraź sobie magazyn z 10 000 aktywnych pozycji SKU i 12 000 lokalizacji. W statycznym systemie alokacji każda pozycja SKU ma rezerwowaną lokalizację – nawet gdy jej zapas wynosi zero. Efektem jest sytuacja, gdzie 10 000 lokalizacji jest zarezerwowanych dla konkretnych SKU, z czego tysiące mogą być w danym momencie puste, podczas gdy nowy towar czeka na miejsca paletowe.
Wdrożenie dynamicznej alokacji lokalizacji, gdzie towar jest umieszczany w dowolnej wolnej lokalizacji na podstawie decyzji systemu WMS, a lokalizacja jest zwalniania natychmiast po pobraniu ostatniej jednostki, eliminuje ten problem. W systemie dynamicznym 10 000 aktywnych SKU może efektywnie obsługiwać ten sam magazyn przy 8 000 lub nawet 7 000 fizycznych lokalizacjach – bo system optymalizuje rozmieszczenie w oparciu o aktualne zapasy, a nie o historyczne przypisania.
Wdrożenie dynamicznej alokacji wymaga zaawansowanego systemu WMS i może wiązać się z kosztami informatycznymi, jednak dla magazynów z szerokim asortymentem i zmiennym poziomem zapasów jest to metoda pozwalająca na wzrost efektywnej pojemności o 20 do 40 procent bez żadnych inwestycji sprzętowych.
Metoda 5 – Optymalizacja stref buforowych i przyjęcia
Strefy buforowe przy dokach załadunkowych i rozładunkowych to obszary, które w wielu magazynach pochłaniają nieproporcjonalnie dużą powierzchnię w stosunku do realizowanych przez nie funkcji. Palety czekające na przyjęcie leżą w buforze przez kilka dni, palety gotowe do wysyłki czekają na odbiór przez kolejne dni – a w tym czasie zajmują miejsce, które mogłoby być przeznaczone na składowanie.
Redukcja czasu przebywania towaru w strefach buforowych jest możliwa przez kilka działań organizacyjnych. Przyspieszenie procesu przyjęcia towaru – przez lepsze harmonogramowanie dostaw, przygotowanie dokumentacji z wyprzedzeniem i dedykowanie odpowiedniej liczby pracowników do obsługi rozładunku – skraca czas przebywania towaru w buforze przyjęcia. Sprawniejsze przygotowanie wysyłek – przez kompletację i pakowanie zamówień z większym wyprzedzeniem i organizację strefy wysyłki – zmniejsza czas oczekiwania towaru gotowego do odbioru przez przewoźnika.
Minimalizacja strefy buforowej przez jej ścisłe zonowanie i zarządzanie przepływem to kolejne działanie. Wyraźne wyznaczenie strefy oczekiwania na przyjęcie, strefy kontroli jakości i strefy gotowości do wejścia na regały, z określonymi limitami czasu przebywania towaru w każdej strefie, pozwala na zmniejszenie łącznej powierzchni bufora przy zachowaniu jego funkcjonalności.
Efektem tych działań może być odzysk od 5 do 15 procent powierzchni magazynowej zajmowanej przez nieproporcjonalnie dużą strefę buforową – powierzchni, która może być zagospodarowana jako dodatkowe miejsce składowania.
Metoda 6 – Składowanie wielopiętrowe w istniejących regałach
Składowanie wielopiętrowe, czyli układanie towarów jeden na drugim bez użycia dodatkowych półek, jest metodą możliwą dla określonej kategorii asortymentu i pozwalającą na kilkukrotne zwiększenie pojemności składowania przy zerowych kosztach inwestycyjnych.
Kartony i pojemniki o jednakowych wymiarach i wystarczającej wytrzymałości mechanicznej mogą być układane w stosy bez ryzyka uszkodzenia zawartości. Jeśli istniejące regały mają poziomy o wysokości 200 centymetrów, a składowane kartony mają 25 centymetrów wysokości, teoretycznie możliwe jest ułożenie ośmiu warstw zamiast jednej – zwiększając pojemność ośmiokrotnie. W praktyce ograniczenia ergonomiczne i bezpieczeństwa redukują tę liczbę, jednak nawet układanie w dwie lub trzy warstwy jest radykalną poprawą efektywności.
Palety z towarem mogą być układane jedna na drugiej w strefach składowania blokowego na posadzce lub na dolnych poziomach regałów, gdy towar jest wystarczająco wytrzymały na obciążenie górnej palety przez dolną. Składowanie blokowe paletowe – bez regałów, z paletami ustawionymi bezpośrednio na posadzce w kilku warstwach – może być stosowane dla jednorodnego asortymentu o niskiej rotacji, gdzie dostęp do konkretnej palety nie jest wymagany na bieżąco.
Ograniczeniami składowania wielopiętrowego są wymagania dotyczące wytrzymałości opakowań, ograniczenia ergonomiczne przy ręcznej obsłudze górnych warstw, wymagania dotyczące dostępności konkretnych sztuk towaru i wymogi BHP dotyczące stabilności stosów. Każde z tych ograniczeń musi być ocenione dla konkretnego asortymentu przed wdrożeniem tej metody.
Metoda 7 – Konsolidacja zapasów i redukcja liczby otwartych lokalizacji
W magazynach z szerokim asortymentem i systemem uzupełniania, gdzie nowe dostawy uzupełniają zapasy przed całkowitym wyczerpaniem poprzedniej partii, często dochodzi do sytuacji, w której ta sama pozycja SKU jest przechowywana w kilku oddzielnych lokalizacjach jednocześnie. Jedna lokalizacja zawiera resztki poprzedniej dostawy, druga – świeżo przyjęty towar z nowej dostawy, a w systemie WMS obie są zarejestrowane jako odrębne.
Konsolidacja zapasów – regularna operacja łączenia niepełnych lokalizacji tej samej pozycji SKU w jedną pełną – eliminuje tę fragmentację i uwalnia lokalizacje dla innych towarów. W magazynach bez regularnej konsolidacji do 20 procent lokalizacji może być zajętych przez niepełne partie, które mogłyby być połączone w mniejszą liczbę lokalizacji.
Wdrożenie regularnej konsolidacji jako procesu operacyjnego – realizowanego przez wyznaczonego pracownika podczas zmian o niższym natężeniu ruchu lub podczas przerw nocnych – jest zadaniem organizacyjnym nie wymagającym inwestycji sprzętowych. Efektem jest uwalnianie od kilku do kilkunastu procent lokalizacji, które można przeznaczyć dla nowych pozycji asortymentowych lub jako bufory dla sezonowego wzrostu zapasów.
Metoda 8 – Optymalizacja opakowań zbiorczych i jednostek składowania
Sposób, w jaki towar trafia do magazynu – rozmiar opakowania zbiorczego, liczba sztuk w kartonie, sposób ułożenia na palecie – ma bezpośredni wpływ na gęstość składowania i efektywność wykorzystania pojemności. Towar przychodzący na paletach źle załadowanych, z dużymi przestrzeniami powietrza między kartonami lub w nieregularnych opakowaniach, zajmuje nieproporcjonalnie dużo miejsca w stosunku do swojej rzeczywistej objętości.
Analiza gęstości składowania poszczególnych pozycji SKU – stosunek objętości towaru do objętości zajmowanej przez towar na półce – ujawnia pozycje, dla których gęstość składowania jest szczególnie niska. Dla tych pozycji warto rozważyć kilka działań. Negocjacje z dostawcami dotyczące zmiany opakowań zbiorczych na bardziej regularne, lepiej dopasowane do wymiarów lokalizacji. Przepakowanie towaru przyjętego w nieregularnych opakowaniach do standaryzowanych pojemników magazynowych – totes, pojemniki KLT – które można gęściej pakować na półkach. Zmiana jednostki zamawiania z dużych partii na mniejsze, częstsze dostawy eliminuje konieczność składowania wielomiesięcznych zapasów i uwalnia miejsce.
Standaryzacja pojemników magazynowych – używanie jednego lub kilku standardowych rozmiarów totes do składowania drobnego asortymentu zamiast różnorodnych pudełek i opakowań – pozwala na znacznie gęstsze upakowanie regałów, łatwiejszą automatyzację kompletacji i prostsze zarządzanie lokalizacjami w systemie WMS.
Metoda 9 – Zagospodarowanie przestrzeni nad strefami nieregałowymi
Każdy magazyn ma strefy, nad którymi przestrzeń jest marnotrawiona – strefy pakowania, stanowiska kontroli jakości, biurka kierowników zmiany, obszary przy ładowarkach wózków, strefy sanitarne. Pionowa przestrzeń nad tymi strefami – do dwóch lub trzech metrów wysokości – jest zazwyczaj zupełnie niezagospodarowana.
Zabudowa przestrzeni nad strefami nieregałowymi jest możliwa przez montaż prostych półek magazynowych lub antresol technicznych, dostępnych przez drabinę lub schody i przeznaczonych do składowania asortymentu rzadko pobieranego, materiałów opakowaniowych lub sprzętu pomocniczego.
Przestrzeń nad ładowarkami wózków widłowych może służyć do składowania akcesoriów serwisowych i baterii zapasowych. Przestrzeń nad stanowiskami pakowania może przechowywać zapasy materiałów opakowaniowych – kartonów, folii stretch, wypełnień – eliminując konieczność ich przechowywania na posadzce lub na cennych miejscach regałowych. Przestrzeń nad biurkami i stanowiskami administracyjnymi może być zagospodarowana przez proste regały biurowe przechowujące dokumentację i drobny sprzęt.
Łączna powierzchnia tych przestrzeni w typowym średnim magazynie jest zaskakująco duża i może wynosić od 50 do 200 metrów kwadratowych – przy kosztach zagospodarowania kilkakrotnie niższych niż zakup systemowych regałów.
Metoda 10 – Analiza i optymalizacja czasów składowania
Czas, przez który towar przebywa w magazynie, ma bezpośredni wpływ na efektywną pojemność magazynu. Towar, który przebywa w magazynie trzy razy dłużej niż to konieczne, zajmuje trzy razy więcej miejsca przez ten sam czas w porównaniu z towarem, który jest sprawnie przyjmowany i wydawany.
Analiza wskaźnika rotacji zapasów – wyrażonego jako liczba razy w roku, kiedy zapas jest odnawiany – dla każdej kategorii asortymentu ujawnia pozycje, które nieproporcjonalnie długo zajmują miejsca magazynowe. Zbyt duże zapasy bezpieczeństwa, zbyt długie cykle zamawiania i nieoptymalne harmonogramy dostaw to typowe przyczyny niskiej rotacji.
Optymalizacja polityki zamawiania i zarządzania zapasami – przez wdrożenie metod MRP lub bardziej zaawansowanych algorytmów prognozowania popytu – pozwala na redukcję średnich zapasów przy zachowaniu wymaganego poziomu obsługi klienta. Mniejsze średnie zapasy oznaczają mniejsze zapotrzebowanie na pojemność magazynową – i to jest być może najgłębsza, choć najtrudniejsza do wdrożenia metoda zwiększenia efektywnej pojemności magazynu.
Jak zmierzyć efekty i które metody wybrać jako pierwsze
Wdrożenie wszystkich dziesięciu metod jednocześnie jest ambicją przekraczającą możliwości większości organizacji. Właściwym podejściem jest identyfikacja metod przynoszących największy zysk przy najniższym wysiłku wdrożeniowym i skupienie się na nich w pierwszej kolejności.
Szybkie wygrane – metody, które można wdrożyć w ciągu dni lub tygodni i które przynoszą natychmiastowe, mierzalne efekty – to audyt zapasów i eliminacja towaru nierotującego, konsolidacja niepełnych lokalizacji i optymalizacja przelotów przez przestawienie belek. Każda z tych metod jest prosta do realizacji, nie wymaga inwestycji i przynosi mierzalne efekty już w ciągu kilku tygodni od wdrożenia.
Projekty średnioterminowe – wymagające kilku tygodni lub miesięcy planowania i wdrożenia – to reorganizacja układu ABC, wdrożenie dynamicznej alokacji lokalizacji i standaryzacja opakowań. Te projekty wymagają zaangażowania systemu WMS i koordynacji między działami, ale przynoszą trwałe efekty przekraczające możliwości szybkich wygranych.
Mierzenie efektów każdego działania optymalizacyjnego jest konieczne dla uzasadnienia kolejnych inwestycji czasu i zasobów. Kluczowe wskaźniki to współczynnik wypełnienia lokalizacji wyrażony jako procent zajętych lokalizacji do wszystkich dostępnych, gęstość składowania wyrażona jako wartość lub masa zapasów na metr kwadratowy powierzchni magazynowej oraz rotacja zapasów wyrażona jako liczba odnowień zapasu w skali roku.
Podsumowanie
Zwiększenie pojemności magazynu bez inwestycji w nowe regały jest możliwe i w ogromnej większości przypadków opłacalne jako pierwszy krok przed rozważeniem kosztowniejszych rozwiązań sprzętowych. Audyt zapasów, optymalizacja przelotów, reorganizacja ABC, konsolidacja lokalizacji, dynamiczna alokacja, standaryzacja opakowań i zarządzanie czasem składowania – to metody dostępne dla każdego magazynu, niezależnie od jego skali i specyfiki. Wdrożone systematycznie i konsekwentnie, mogą zwiększyć efektywną pojemność magazynu o 20 do 50 procent bez wydania złotówki na nowy sprzęt. To oszczędność, która pozwala odłożyć inwestycję w nowe regały lub dodatkową powierzchnię o miesiące lub lata – i sfinansować ją z zaoszczędzonych kosztów operacyjnych.
